Tugas Ketiga

Tugas 3

 

Pendahuluan

 

Sesuai dengan materi yang diberikan di ruang perkuliahan, kita belajar tentang pentingnya arti laporan keuangan bagi berbagai pihak. Baik pihak intern atau pun extern perusahaan. Laporan keuangan diterbitkan oleh perusahaan merupakan salah satu objek yang dapat kita tinjau sebagai dasar dari penilaian kinerja perusahaan itu sendiri sesuai dengan periode diterbitkannya laporan keuangan tersebut. Atas dasar itulah ada beberapa pihak yang dengan sengaja ‘mempercantik’ laporan keuangan perusahaan untuk kepentingan pihak-pihak tertentu.

 

Pembahasan

 

Contoh kasus yang terjadi baru-baru ini adalah Kejaksanaan Agung telah menetapkan Dhana Widyatmika sebagai tersangka dalam kasus rekening gendut PNS. Kasus ini merupakan pengembangan dari hasil temuan Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi Keuangan (PPATK) tentang adanya pegawai negeri sipil yang disebut-sebut melakukan transaksi mencurigakan senilai US$ 250 ribu (Rp 2,25 miliar). Belakangan diketahui pegawai negeri yang dimaksudkan bekerja sebagai pegawai pajak.

                Penyalahgunaan wewenang tersebut diduga atas dasar kepentingan individu dan bukan lembaga ataupun badan yang melatarbelakanginya. Hal tersebut terjadi karena lalainya pengawasan yang ada di dua departemen Dirjen Pajak dan Bea Cukai itu sendiri sehingga membuat DW tergoda untuk mengambil keuntungan yang bukan seharusnya. Maka dari itu diharapkan system pengawasan intern dalam dua departemen tersebut dapat di perketat dan diperhatikan lagi, agar kasus seperti Dhana Widyatmika dan kasus sebelumnya Gayus juga tidak akan terue terulang dan terulang lagi.

                Selain itu dilihat dari laporan hasil survei Global Corruption Report (GCR) yang dirilis Transparency International (TI). Lembaga yang berpusat di Berlin itu menyebutkan, banyak kondisi yang memungkinkan terjadinya krisis terkait risiko korupsi di dunia bisnis. Kerugian akibat praktik korupsi di sektor swasta secara global, dalam kurun waktu lima tahun terakhir, ditengarai mencapai nilai tak kurang dari 300 miliar US dolar.

                Dalam kutipan artikel tersebut kita dapat mengetahui kalau korupsi terjadi bukan hanya pada lembaga pemerintahan saja. Komisi Pemberantasan Korupsi dan kejaksaan, harus mulai memprioritaskan kasus korupsi di sektor swasta. Selain itu, sektor swasta bisa berperan dalam mendukung upaya pencegahan korupsi dengan proaktif melaporkan tindakan-tindakan korupsi atau suap kepada aparat penegak hukum.

Masih hangat dalam ingatan kita tentang kasus Bank Century yang laporan keuangannya dimanipulasi oleh pemiliknya yaitu Robert Tantular. Jumlah yang digelapkan diduga sebesar 13 triliun. Dugaan manipulasi tersebut dikuatkan dengan adanya temuan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) yang menyatakan posisi rasio kecukupan modal (CAR) Century per Oktober 2008 adalah -3,5 persen.

Sedangkan dalam laporan keuangan unaudited per September 2008 yang dilaporkan manajemen lama menyebutkan, CAR perseroan masih si posisi 2,5 persen. Padahal Bank Century baru saja mendapat Fasilitas Pinjaman Jangka Pendek (FPJP) dari BI. Ditambah lagi, lanjut dia, manajemen lama juga banyak melakukan kecurangan-kecurangan seperti benyak mencantumkan kredit fiktif dan Letter of Credit (L/C) fiktif dalam laporan keuangannya serta aset-aset yang ternyata bodong.

 

Kesimpulan

 

Dengan adanya beberapa kasus diatas diharapkan agar baik lembaga Negara ataupun lembaga masyarakat yang bergerak dalam pengawasan laporan keuangan dan situasi ekonomi lebih memperhatikan dan memperketat pengawasannya. Begitu juga dengan badan hukum yang bertugas untuk mengadili para pelaku yang sudah terbukti melakukan penyelewengan ditindak tegas dan adil sehingga akan menimbulkan efek jera bagi yang sudah ataupun yang belum melakukan tindakan tersebut.

 

 

Penyimpangan Laporan Keuangan

Manipulasi Laporan Keuangan

 

                Laporan keuangan yang diterbitkan oleh setiap perusahaan mempunyai fungsi tersendiri bagi penggunanya. Seperti contohnya dari pihak manajemen intern perusahaan laporan keuangan dapat digunakan sebagai evaluasi kinerja perusahaan, kompensasi dan pengembangan karier. Bukan hanya untuk pihak intern saja, laporan keuangan juga dibutuhkan dari pihak luar sebagai dasar perhitungan pajak bagi pemerintah, sebagai pertimbangan dalam pemberian kredit bagi kreditor, dan juga sebagai tolak ukur kinerja perusahaan bagi investor.

                Dilihat dari pentingnya peran suatu laporan keuangan tentunya dalam penyajian laporan keuangan setiap lembaga ataupun perusahaan yang membuatnya mengingikan laporan keuangan yang “cantik” sesuai dengan kepentingan masing-masing. Untuk menarik investor perusahaan dapat menyajikan keuntungan dalam laporan keuangannya lebih daripada yang seharusnya atau dilakukan kebalikannya dengan mengurangi keuntungan dari yang seharusnya untuk menghindari besarnya pajak. Atas dasar itulah setiap laporan keuangan perlu diaudit oleh auditor untuk diuji kebenarannya. Tidak sedikit kasus yang dapat kita temukan pada masa sekarang ini dimana perusahaan baik besar maupun kecil sengaja mempercantik laporan keuangannya demi kepentingan perusahaan itu sendiri.

                Contoh kasus yang terjadi baru-baru ini adalah Kejaksanaan Agung telah menetapkan Dhana Widyatmika sebagai tersangka dalam kasus rekening gendut PNS. Kasus ini merupakan pengembangan dari hasil temuan Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi Keuangan (PPATK) tentang adanya pegawai negeri sipil yang disebut-sebut melakukan transaksi mencurigakan senilai US$ 250 ribu (Rp 2,25 miliar). Belakangan diketahui pegawai negeri yang dimaksudkan bekerja sebagai pegawai pajak.

                Penyalahgunaan wewenang tersebut diduga atas dasar kepentingan individu dan bukan lembaga ataupun badan yang melatarbelakanginya. Hal tersebut terjadi karena lalainya pengawasan yang ada di dua departemen Dirjen Pajak dan Bea Cukai itu sendiri sehingga membuat DW tergoda untuk mengambil keuntungan yang bukan seharusnya. Maka dari itu diharapkan system pengawasan intern dalam dua departemen tersebut dapat di perketat dan diperhatikan lagi, agar kasus seperti Dhana Widyatmika dan kasus sebelumnya Gayus juga tidak akan terue terulang dan terulang lagi.

                Selain itu dilihat dari laporan hasil survei Global Corruption Report (GCR) yang dirilis Transparency International (TI). Lembaga yang berpusat di Berlin itu menyebutkan, banyak kondisi yang memungkinkan terjadinya krisis terkait risiko korupsi di dunia bisnis. Kerugian akibat praktik korupsi di sektor swasta secara global, dalam kurun waktu lima tahun terakhir, ditengarai mencapai nilai tak kurang dari 300 miliar US dolar.

                Dalam kutipan artikel tersebut kita dapat mengetahui kalau korupsi terjadi bukan hanya pada lembaga pemerintahan saja. Komisi Pemberantasan Korupsi dan kejaksaan, harus mulai memprioritaskan kasus korupsi di sektor swasta. Selain itu, sektor swasta bisa berperan dalam mendukung upaya pencegahan korupsi dengan proaktif melaporkan tindakan-tindakan korupsi atau suap kepada aparat penegak hukum.

Masih hangat dalam ingatan kita tentang kasus Bank Century yang laporan keuangannya dimanipulasi oleh pemiliknya yaitu Robert Tantular. Jumlah yang digelapkan diduga sebesar 13 triliun. Dugaan manipulasi tersebut dikuatkan dengan adanya temuan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) yang menyatakan posisi rasio kecukupan modal (CAR) Century per Oktober 2008 adalah -3,5 persen.

Sedangkan dalam laporan keuangan unaudited per September 2008 yang dilaporkan manajemen lama menyebutkan, CAR perseroan masih si posisi 2,5 persen. Padahal Bank Century baru saja mendapat Fasilitas Pinjaman Jangka Pendek (FPJP) dari BI. Ditambah lagi, lanjut dia, manajemen lama juga banyak melakukan kecurangan-kecurangan seperti benyak mencantumkan kredit fiktif dan Letter of Credit (L/C) fiktif dalam laporan keuangannya serta aset-aset yang ternyata bodong.

 

Dengan adanya beberapa kasus diatas diharapkan agar baik lembaga Negara ataupun lembaga masyarakat yang bergerak dalam pengawasan laporan keuangan dan situasi ekonomi lebih memperhatikan dan memperketat pengawasannya. Begitu juga dengan badan hukum yang bertugas untuk mengadili para pelaku yang sudah terbukti melakukan penyelewengan ditindak tegas dan adil sehingga akan menimbulkan efek jera bagi yang sudah ataupun yang belum melakukan tindakan tersebut.

 

 

Fenomena International Financial Report Standard (IFRS)

International Accounting Standards (IFRS) merupakan standar pelaporan keuangan internasional yang menjadi  rujukan atau sumber konvergensi bagi standar-standar akuntansi di Negara-negara di duniadikeluarkan oleh International Accounting Standards Board (IASB) atau dalam bahasa Indonesia disebut juga sebagai Badan Standar Akuntansi internasional. Pada 1 April 2001. Standar Akuntansi Internasional (International Accounting Standards/IAS) disusun oleh empat organisasi utama dunia yaitu Badan Standar Akuntansi Internasional (IASB), Komisi Masyarakat Eropa (EC), Organisasi Internasional Pasar Modal (IOSOC), dan Federasi Akuntansi Internasioanal (IFAC).

Secara keseluruhan IFRS mencakup:

 

• International Financial Reporting Standard (IFRS) – standar yang diterbitkan setelah tahun 2001
• International Accounting Standard (IAS) – standar yang diterbitkan sebelum tahun 2001
• Interpretations yang diterbitkan oleh International Financial Reporting Interpretations Committee (IFRIC) – setelah tahun 2001
• Interpretations yang diterbitkan oleh Standing Interpretations Committe (SIC) – sebelum tahun 2001

 

Tahap penerapan IFRS di Indonesia;

 

Tahun 1994 – 2004: perubahan patokan standar keuangan dari US GAAP ke IFRS. Hal ini telah menjadi kebijakan Komite Standar Akuntansi Keuangan untuk menggunakan International Accounting Standards sebagai dasar membangun standar keuangan Indonesia. Pada tahun 1995, IAI melakukan revisi besar untuk menerapkan standar – standar akuntansi baru, IAS mendominasi isi dari standar ini selain US GAAP dan dibuat sendiri.

 

Tahun 2006 – 2008: dilakukan konvergensi IFRS tahap 1. Sejak tahun 1995 sampai dengan tahun 2010, Standar Akuntansi Keuangan (SAK) terus direvisi secara berkesinambungan, proses revisi ini dilakukan sebanyak enam kali, yakni 1 Oktober 1995, 1 Juni 1999, 1 April 2002, 1 Oktober 2004, 1 Juni 2006, 1 September 2007 dan 1 Juli 2009. Sampai dengan 2008 jumlah IFRS yang diadopsi baru 10 standar.

 

Tahun 2011 disebutkan sebagai tahap persiapan konvergensi IFRS di Indonesia. Persiapan akhir ini terdiri dari penyelesaian persiapan infrastruktur yang diperlukan dan penerapan secara bertahap beberapa PSAK berbasis IFRS.

 

Tahun 2012 diharapkan sebagai tahun untuk pengimplementasi IFRS di Indonesia. Seperti pernyataan Ketua Dewan Standar Akuntansi Keuangan IAI M Jusuf Wibisana (28/5/2009) yang dikutip penulis dari Detik finance, “Konvergensi International Financial Reporting Standards (IFRS) akan diterapkan pada tahun 2012.  Konvergensi IFRS ini akan memudahkan pemahaman atas laporan keuangan dengan menggunakan Standar Akuntasi Keuangan yang dikenal secara internasional”. Implementasi terdiri dari dua garis besar yaitu penerapan IFRS secara bertahap dan juga evaluasi dampak penerapan PSAK secara komperhensif.

 

 

Roadmap konvergensi IFRS di Indonesia

 

IFRS / IAS yang sudah diadopsi hingga saat ini:

 

IFRS / IAS yang telah diadopsi ke dalam PASK hingga 31 Desember 2008
IAS 2	Inventories
IAS 10	Events after balance sheet date
IAS 11	Construction contracts
IAS 16	Property, plant and equipment
IAS 17	Leases
IAS 18	Revenues
IAS 19	Employee benefits
IAS 23	Borrowing costs
IAS 32	Financial instruments: presentation
IAS 39	Financial instruments: recognation and measurement
IAS 40	Investment propert

 

IFRS / IAS yang telah diadopsi ke dalam PASK pada tahun 2009
IFRS 2	Shared-based payment
IFRS 4	Insurance contracts
IFRS 5	Non-current assets held for sale and discontinued operations
IFRS 6	Exploration for and evaluation of mineral resources
IFRS 7	Financial instruments: disclosure
IAS 1	Presentation of financial statements
IAS 27	Consolidated and separate financial statements
IAS 28	Investments in associates
IFRS 3	Business combination
IFRS 8	Segment reporting
IAS 8	Accounting policies, changes in accounting estimates and errors
IAS 12	Income taxes
IAS 21	The effects of charges in foreign changes rates
IAS 26	Accounting and reporting by retirement benefit plans
IAS 31	Interests in joint ventures
IAS 36	Impairment of assets
IAS 37	Provisions , contigent liabilities and contigent assets
IAS 38	Intangible assets

 

IFRS / IAS yang telah diadopsi ke dalam PASK pada tahun 2008
IAS 7	Cash flow statements
IAS 20	Accounting for goverment grants and dislosure of goverment assistance
IAS 24	Related party disclosure
IAS 29	Financial reporting in hyperinflationary economics
IAS 33	Earning per share
IAS 34	Interim financial reporting
IAS 41	Agriculture

 

KENDALA KONVERGENSI PSAK KE DALAM IFRS

•  Dewan standar akuntansi yang kurang sumberdaya
• IFRS berganti terlalu cepat sehingga ketika masih dalam proses adopsi satu standar IFRS dilakukan, pihak IASB sudah dalam proses mengganti IFRS tersebut
• Kendala bahasa, karena stiap standar IFRS harus diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia dan seringkali ini tidaklah mudah

d.      Infrastruktur profesi akuntansi yang belum siap

e.      Kesiapan perguruan tinggi dan akuntan pendidik untuk berganti acuan ke IFRS

f.        Support pemerintah terhadap issue konvergensi

 

MANFAAT KONVERGENSI IFRS

• Memudahkan pemahaman atas laporan keuangan dengan Standar Akuntansi Keuangan yang dikenal secara internasional
• Meningkatkan arus investasi dlobal melalui transparansi
• Menurunkan biaya modal dengan membuka peluang fund raising melalui pasar modal secara global
• Menciptakan efisiensi penyusunan laporan keuangan
• Meningkatkan kualitas laporan keuangan, dengan antara lain, mengurangi kesempatan untuk melakukan earning management

 

Etika Bisnis (tugas ke-3)

Mengapa suatu profesi memerlukan Etika?

Menurut saya karena setiap profesi selalu berkaitan dengan penyediaan jasa antara satu dan yang lainnya dan juga kepada masyarakat. Setiap profesi tersebut tentunya memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dalam setiap pengerjaan kegiatannya. Maka dari itu dalam suatu profesi diperlukan adanya suatu standar mutu tinggi (etka) sehingga dalam pelaksanaan kegiatan dapat terjadi adanya profesionalitas dan tidak ada penyimpangan-penyimpangan yang tidak diharapkan.

Jelaskan mengenai IAI, secara singkat dan padat!

IAI adalah kependekan dari ikatan Akuntansi Indonesia yang terbentuk pada tanggal 23 Desember 1957. Organisasi ini berbentuk Organisasi Profesi  yang beranggotakan akuntan-akuntan Indonesia dan berkantor pusat di Jakarta. IAI saat ini diketuai oleh Ahmadi Habdibroto.

Keanggotaan:

Anggota individu

Anggota individu terdiri dari anggota biasa, anggota luar biasa, dan anggota kehormatan.

Anggota asosiasi

Saat ini IAI telah memiliki satu anggota Asosiasi yaitu Institut Akuntan Publik Indonesia (IAPI), yang sebelumnya tergabung dalam IAI sebagai Kompartemen Akuntan Publik.

Anggota perusahaan

Perusahaan pengguna jasa profesi akuntan sebagai corporate member. Pada akhir tahun 2007, jumlah corporate member mencapai 72 perusahaan, baik perusahaan terbuka maupun tertutup.

Anggota junior

IAI juga membuka keanggotaan selain para akuntan, yaitu para mahasiswa akuntansi yang tergabung dalam junior member. Keanggotan junior member sampai akhir tahun 2007 mencapai 504 mahasiswa.

Kegiatan yang diselenggarakan oleh IAI :

·         Penyusunan Standar Akuntansi Keuangan

·         Penyelenggaraan Ujian Sertifikasi Akuntan Manajemen (Certified Professional Management Accountant)

·         Penyelenggaraan Pendidikan Profesional Berkelanjutan (PPL)

·         Kegiatan Penyusunan Standar Akuntansi Keuangan

·         Penyelenggaraan Ujian Sertifikasi Akuntan Manajemen (Certified Professional Management Accountant)

·         Penyelenggaraan Pendidikan Profesional Berkelanjutan (PPL)

Kerjasama internasional

Pada skala internasional, IAI aktif dalam keanggotaan International Federation of Accountants (IFAC) sejak tahun 1997. Di tingkat ASEAN IAI menjadi anggota pendiri ASEAN Federation of Accountants (AFA). Keaktifan IAI di AFA pada periode 2006-2007 semakin penting dengan terpilihnya IAI menjadi Presiden dan Sekjen AFA.

Selain kerjasama yang bersifat multilateral, kerjasama yang bersifat bilateral juga telah dijalin oleh IAI diantaranya dengan Malaysian Institute of Accountants (MIA) dan Certified Public Accountant (CPA)

Etika Profesi 2

Soal :

1.  Bagaimana pendapat saudara tentang pernyataan kompetisi lambang ketamakan?

2.  Berilah contoh penerapan moral dalam dunia bisnis di era pasar bebas saat ini (min.5)?

3.  Sebutkan contoh dari situasi benturan kepentingan dalam dunia bisnis (min.4) dari 8 kategori yang  ada?

Jawab :

1. Arti Lambang ketamakan adalah sebuah konsep bahwa mereka yang berhasil adalah yang mahir menghancurkan musuh-musuhnya dalam dunia bisnis. Pernyataan tersebut akan menimbulkan hal negative dalam berbisinis. Dimana para pebisnis akan melakukan apapun itu demi melancarkan usahanya, sekalipun harus menghancurkan pebisnis lain. Sedangkan pebisnis itu harus menjunjung tinggi nilai profesionalitas dan sportifitas dimana usaha mereka berhasil karena kerja keras mereka sendiri tanpa merugikan pihak lainnya.
2. Contoh Penerapan Moral dalam dunia bisnis :

–         Menawarkan produk dengan tutur kata yang baik.

–         Tidak melakukan kebohongan publik.

–         Karyawan dalam mempromosikan barang dengan pakaian yang sopan.

–         Dalam usaha bisnis tidak merusak lingkungan sekitar.

–         Melakukan persaingan bisnis secara sehat.

3.    Contoh dari situasi benturan kepentingan dalam dunia bisnis yaitu :

–  Segala kepentingan pribadi yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan

– Segala penerimaan dari keuntungan , dari seseorang / organisasi / pihak ketiga yang berhubungan dengan perusahaan

– Segala hubungan bisnis atas nama perusahaan dengan personal yang masih ada hubungan keluarga (family) atau dengan perusahaan yang dikontrol oleh personal tersebut

– Segala penggunaan pribadi maupun berbagai atas informasi rahasia perusahaan demi suatu keuntungan pribadi, seperti anjuran untuk membeli atau menjual barang milik perusahaan atau produk, yang didasarkan atas informasi rahasia tersebut

 

 

 

 

 

TEORI ETIKA

Soal :

1.Sebutkan 3 teori yang Anda ketahui selain teori yang sudah dijelaskan (min.3)?

2.Tuliskan contoh etika umum yang berlaku di masyarakat (min.5)?

3.Bagaimana pendapat Anda tentang paham hedonisme bila diterapkan di era saat ini ?

Jawab :

1.      Teori Etika , yaitu :

• Etika Hak

Teori hak merupakan suatu aspek dari teori deontologi, karena hak berkaitan dengan kewajiban. Bisa dikatakan, hak dan kewajiban bagaikan dua sisi dari uang logam yang sama. Dalam teori etika dulu diberi tekanan terbesar pada kewajiban, tapi sekarang kita mengalami keadaan sebaliknya, karena sekarang segi hak paling banyak ditonjolkan. Biarpun teori hak ini sebetulnya berakar dalam deontologi, namun sekarang ia mendapat suatu identitas tersendiri dan karena itu pantas dibahas tersendiri pula. Hak didasarkan atas martabat manusia dan martabat semua manusia itu sama. Karena itu teori hak sangat cocok dengan suasana pemikiran demokratis.

Teori hak sekarang begitu populer, karena dinilai cocok dengan penghargaan terhadap individu yang memiliki harkat tersendiri. Dalam pemikiran moral dewasa ini barangkali teori hak ini adalah pendekatan yang paling banyak dipakai untuk mengevaluasi baik buruknya suatu perbuatan atau perilaku.

• Etika Keutamaan

Teori keutamaan (virtue) memandang sikap atau akhlak seseorang. Dalam etika ini terdapat minat khusus untuk teori keutamaan sebagai reaksi atas teori – teori etika sebelumnya yang terlalu berat sebelah dalam mengukur perbuatan dengan prinsip atau norma.

Etika keutamaan adalah memandang sikap atau akhlak seseorang. Tidak ditanyakan apakah suatu perbuatan tertentu adil, atau jujur, atau murah hati dan sebagainya. Keutamaan bisa didefinisikan sebagai berikut : disposisi watak yang telah diperoleh seseorang dan memungkinkan dia untuk bertingkah laku baik secara moral. Contoh keutamaan adalah kebijaksanaan, keadilan, suka bekerja keras, dan hidup yang baik.

• Etika Utilitarisme

Teori Utilitarisme berasal dari kata Latin utilis yang berarti “bermanfaat”. Menurut teori ini, suatu perbuatan adalah baik jika membawa manfaat, tapi menfaat itu harus menyangkut bukan saja satu dua orang melainkan masyarakat sebagai keseluruhan. Menurut suatu perumusan terkenal, dalam rangka pemikiran utilitarisme (utilitarianism) criteria untuk menentukan baik buruknya suatu perbuatan.

2.      Contoh Etika Umum yang berlaku di masyarakat :

1. Tidak bersendawa disaat sedang makan atau minum.
2. Menggunakan pakaian yang sopan , tertutup ( tidak mengundang perhatian orang).
3. Bertutur kata yang halus saat bicara terhadap orang yang lebih tua.
4. Mengucapkan salam saat sedang bertamu.
5. Tidak berbicara saat sedang makan.

3.      Pendapat saya mengenai “Paham Hedonisme”

Paham hedonisme adalah suatu paham yang mementingkan kesenangan. Apabila paham tersebut diterapkan di era saat ini menurut saya dapat menjadikan seseorang yang menganut paham tersebut menjadi orang yang tidak memiliki rasa bersyukur karena semua hanya berdasarkan kesenangan semata. Dimana yang dinikmati hanya kesenangan duniawi, menjadikan kesenangan itu menjadi tujuan hidupnya. Sehinggan akan menimbulkan dampak-dampak yang negatif dan merusak penganut paham tersebut.

Complaint letter

Writing a Complaint Letter

The complaint letter should be written in the business letter format. When writing a complaint letter you want to keep it short and to the point to help ensure that your letter will be read in its entirety, if you write a seven page complaint letter, it’s highly unlikely that someone will sit down and read all seven pages.

The complaint letter should be addressed to the customer service/consumer affairs department or the head office if there is no customer service department. The address and contact information of the customer service department should be available on the company’s products or website.

Complaint Letter Writing
In the first paragraph you should identify what the issue is and any relevant information that you believe is important. Be sure to include the following information if it’s applicable to the situation: the date/time of the issue, location, name of person on duty, name of product, what the problem was, your account number, model number, price, warranty information and reference number. Be sure to stick with the facts and avoid putting emotions into your letter.

The next paragraph should state what you would like done to resolve the situation. If you received poor service, you could request an apology or a coupon. If a product malfunctioned, you could request that you could exchange the product for a new one or request a refund.

The last paragraph should thank the reader for the time. You can also throw in some compliments about something you liked about their company’s product or service.

You should include your telephone number/e-mail address after your printed name so that they can contact you ASAP if necessary.

Be sure to keep a copy of the letter for yourself and include photocopies of any relevant documents and enclose them with your letter.

constructive letters and suggestions make complaints easier to resolve

Accentuate the positive wherever possible. This means presenting things in a positive light. Dealing with a whole load of negative statements is not easy for anyone, especially customer service staff, who’ll be dealing with mostly negative and critical communication all day. Be different by being positive and constructive. State the facts and then suggest what needs to be done to resolve matters. If the situation is complex, suggest that you’ll be as flexible as you can in helping to arrive at a positive outcome. Say that you’d like to find a way forward, rather than terminate the relationship. If you tell them that you’re taking your business elsewhere, and that you’re never using them again, etc., then there’s little incentive for them to look for a good outcome. If you give a very negative, final, ‘unsavable’ impression, they’ll treat you accordingly. Suppliers of all sorts work harder for people who stay loyal and are prepared to work through difficulties, rather than jump ship whenever there’s a problem. Many suppliers and organizations actually welcome complaints as opportunities to improve (which they should do) – if yours does, or can be persuaded to take this view, it’s very well worth sticking with them and helping them to find a solution. So it helps to be seen as a positive and constructive customer rather than a negative, critical one. It helps for your complaint to be seen as an opportunity to improve things, rather than an arena for confrontation and divorce.

 

With a well-written complaint letter you can:

• Clearly make your complaint to the person involved.
• State plainly and directly your reason for making the complaint.
• Indicate what the reader can or should do to address your complaint, and specify how long you are willing to wait to have your complaint resolved.
• Communicate clearly, but respectfully, that you are dissatisfied with the service you have received.
• Explain why your suggestion or request for retribution should be granted.
• Make your concerns known to politicians and bureaucrats

Complaint Letters

A complaint letter requests some sort of compensation for defective or damaged merchandise or for inadequate or delayed services. While many complaints can be made in person, some circumstances require formal business letters. The complaint may be so complex that a phone call may not effectively resolve the problem; or the writer may prefer the permanence, formality, and seriousness of a business letter. The essential rule in writing a complaint letter is to maintain your poise and diplomacy, no matter how justified your gripe is. Avoid making the recipient an adversary.

1. In the letter, identify early the reason you are writing — to register a complaint and to ask for some kind of compensation. Avoid leaping into the details of the problem in the first sentence.
2. State exactly what compensation you desire, either before or after the discussion of the problem or the reasons for granting the compensation. (It may be more tactful and less antagonizing to delay this statement in some cases).
3. Provide a fully detailed narrative or description of the problem. This is the “evidence.”
4. Explain why your request should be granted. Presenting the evidence is not enough: state the reasons why this evidence indicates your requested should be granted.
5. Suggest why it is in the recipient’s best interest to grant your request: appeal to the recipient’s sense of fairness, desire for continued business, but don’t threaten. Find some way to view the problem as an honest mistake. Don’t imply that the recipient deliberately committed the error or that the company has no concern for the customer. Toward the end of the letter, express confidence that the recipient will grant your request.

 

Example :

 

65 Market Street
Val Haven, CT 95135

June 30, 2004

Customer Service
Cool Sports, LLC
8423 Green Terrace Road
Asterville, WA 65435

Dear Sir or Madam:

I have recently ordered a new pair of soccer cleats (item #6542951) from your website on June 21. I received the order on June 26. Unfortunately, when I opened it I saw that the cleats were used. The cleats had dirt all over it and there was a small tear in front of the part where the left toe would go. My order number is AF26168156.

To resolve the problem, I would like you to credit my account for the amount charged for my cleats, I have already went out and bought a new pair of cleats at my local sporting goods store so sending another would result in me having two pairs of the same cleats.

Than you for taking the time to read this letter. I have been a satisfied customer of your company for many years and this is the first time I have encountered a problem. If you need to contact me, you can reach me at (555) 555-5555.

Sincerely,

Signature

Ken Thomas

 

 

 

Letter Of Inquery

Inquiry is a request for information; investigation. The auditor in conducting the examination seeks to obtain audit evidence by asking pertinent questions of client personnel or third parties. Answers obtained from such questions typically require corroboration. For example, the auditor may ask an employee why promotion expense is so high for the period, and the reply may be that some of it represents nonbusiness items. The propriety of the promotion expense account must then be evaluated by examining source documents. Another example is that of an auditor asking an employee where a given asset is located so that the asset can be visually corroborated. The question-asking aspect of the auditor with regard to third parties may be in such form as confirmations and legal letters.

Sample Letters of inquiry
Street Address
City, State Zip Code
Phone Number
Date
Individual’s Name
Job Title
Name of Organization
Street Address
City, State Zip Code
Dear Mr./Ms. ________________________________:
Perhaps you are seeking an addition to your marketing team. A new person can provide innovative approaches to the challenges of marketing. I am an innovator of new ideas, an excellent communicator with buyers, and have a demonstrated history of marketing success.
Presently, I am marketing computer products for a major supplier using television, radio and news advertising. I have a reputation for putting forth the effort required to make a project succeed.
Enclosed is my resume for your review and consideration. EFTG Industries has a reputation for excellence. I would like to use my talents to market your quality line of technical products. I will call you to further discuss my talents and how I can benefit your company. If you prefer, you may reach me in the evenings at (555) 555-5555.
Thank you for your time. I look forward to meeting you.
Sincerely,
(Your Signature in blue or black ink)
Your typed name
Enclosure
Source: Creative Job Search, a publication of the Minnesota Department of Employment and Economic Development

Letter Of Inquery

Inquiry is a request for information; investigation. The auditor in conducting the examination seeks to obtain audit evidence by asking pertinent questions of client personnel or third parties. Answers obtained from such questions typically require corroboration. For example, the auditor may ask an employee why promotion expense is so high for the period, and the reply may be that some of it represents nonbusiness items. The propriety of the promotion expense account must then be evaluated by examining source documents. Another example is that of an auditor asking an employee where a given asset is located so that the asset can be visually corroborated. The question-asking aspect of the auditor with regard to third parties may be in such form as confirmations and legal letters.

Sample Letters of inquiry
Street Address
City, State Zip Code
Phone Number
Date
Individual’s Name
Job Title
Name of Organization
Street Address
City, State Zip Code
Dear Mr./Ms. ________________________________:
Perhaps you are seeking an addition to your marketing team. A new person can provide innovative approaches to the challenges of marketing. I am an innovator of new ideas, an excellent communicator with buyers, and have a demonstrated history of marketing success.
Presently, I am marketing computer products for a major supplier using television, radio and news advertising. I have a reputation for putting forth the effort required to make a project succeed.
Enclosed is my resume for your review and consideration. EFTG Industries has a reputation for excellence. I would like to use my talents to market your quality line of technical products. I will call you to further discuss my talents and how I can benefit your company. If you prefer, you may reach me in the evenings at (555) 555-5555.
Thank you for your time. I look forward to meeting you.
Sincerely,
(Your Signature in blue or black ink)
Your typed name
Enclosure
Source: Creative Job Search, a publication of the Minnesota Department of Employment and Economic Development

Sample for Business Letters

1. Letter of Confidentiality Agreement

CONFIDENTIALITY AGREEMENT
BETWEEN FIRMS

AGREEMENT and acknowledgement between _ (Company), and _
(Undersigned).
Whereas, the Company agrees to furnish the undersigned
certain confidential information relating to the affairs of
the Company for purposes of: (Describe)

_

,and
Whereas, the undersigned agrees to review, examine,
inspect or obtain such information only for the purposes
described above, and to otherwise hold such information
confidential pursuant to the terms of this agreement,
BE IT KNOWN, that the Company has or shall furnish to the
undersigned certain confidential information, as set forth on
attached list, and may further allow the undersigned the right
to inspect the business of the Company and/or interview
employees or representatives of the Company, all on the
following conditions:
1. The undersigned agrees to hold all confidential or
proprietary information or trade secrets
(“information”) in trust and confidence and agrees
that it shall be used only for the contemplated
purpose, shall not be used for any other purpose or
disclosed to any third party.
2. No copies will be made or retained of any written
information supplied.
3. At the conclusion of our discussions, or upon demand
by the Company, all information, including written
notes, photographs, memoranda, or notes taken by you
shall be returned to us.
4. This information shall not be disclosed to any
employee or consultant unless they agree to execute
and be bound by the terms of this agreement.
5. It is understood that the undersigned shall have no
obligation with respect to any information known by the
undersigned or generally known within the industry
prior to date of this agreement, or becomes common
knowledge within the industry thereafter.

Dated: _

______________________________

______________________________

2. Letter of Customer service Request

CUSTOMER SERVICE REQUEST

DATE______________

CUSTOMER____________________________________________________

ADDRESS_____________________________________________________

_____________________________PHONE___________________

MERCHANDISE PROBLEMS: DELIVERY PROBLEMS:

ORDER NOT FILLED BAD ADDRESS

DEFECTIVE MERCHANDISE CUSTOMER NOT IN

REPAIR PROBLEM DELAYED/LOST IN TRANSIT

WRONG MERCHANDISE SOLD DAMAGED IN TRANSIT

AMOUNT CHARGED IN ERROR MDSE. MISSING IN PACKAGE

CREDIT/REFUND NOT ISSUED OTHER___________________

OTHER___________________ ________________________

REMARKS:

DISPOSITION:

3. Letter of Contract Proposal For Service
Dear

We hereby propose to furnish all materials and perform all
labor necessary for the completion of Davit Installation
of the following specifications:

One No. 1000 lb. galvanized davit installed on seawall

Four-way lifting bridle

Three 2″x8″ wood fenders anchored to the wall with 5′
rubber bumper strip on each.

This work is to be performed on Lot_____Blk________Sub.
Div.____ for (name of owner) , Owner, in accordance
with the drawings and specifications submitted for the
above work. The total cost including state tax is (amount)

Payments to be made as follows : the sum of (amount) to
be paid upon the approval of this contract and the balance
of (amount) upon the completion of the work.

Any alteration or deviation from the above specifications
involving extra cost of material or labor will only be
executed upon written orders for same and will become an
extra charge over the sum mentioned in this contract.
All agreements must be made in writing.

Property lines shall be designated by substantial marks, by
owner or his certified engineer. The contractors shall not
be liable, as regards to the completion of the work, for
any delay which may be caused by reason or on account of
any strike of workmanship, any Act of God, unavoidable
accidents, inability to secure materials or to use materials
in the performance of the work by reason of laws or
regulations of the United States of America or the State of
(state) , or any other circumstance beyond their
control, other than the want of funds. No such delay shall
be deemed a default on the part of the contractors, and, in
the event of any such delay, the contractor’s time limit for
performance of the work shall be correspondingly extended.
Workmen’s Compensation and Public Liability Insurance on the
above work shall be provided by the Contractor.

This Contract shall be deemed null and void if not signed
within thirty days.
Respectfully submitted,
ACCEPTED;
By____________________________
______________________________
OWNER
Date__________________________

4. Letter of goods contract

CONTRACT

THIS AGREEMENT, made and entered into this ___ day of
_________, l98_, by and between ___________________, the
Seller, and ___________________, the Buyer:

1. The seller hereby undertakes to transfer and deliver
to the buyer on or before __________, l98_, the following
described goods:

2. The buyer hereby undertakes to accept the goods and
pay for them in accordance with the terms of the contract.
3. It is agreed that identification shall not be deemed
to have been made until both the buyer and the seller have
agreed that the goods in question are to be appropriated to
the performance of the contract with the buyer.
4. The buyer shall make payment for the goods at the
time when and at the place where the goods are received by
him.
5. Goods shall be deemed received by the buyer when
received by him at .
6. The risk of loss from any casualty to the goods
regardless of the cause thereof shall be on the seller until
the goods have been accepted by the buyer.
7. The seller warrants that the goods are now free and
at the time of delivery shall be free from any security
interest or other lien or encumbrance.
8. The seller further warrants that at the time of
signing this contract he neither knows nor has reason to
know of the existence of any outstanding title or claim of
title hostile to his rights in the goods.
9. The buyer shall have the right to examine the goods
on arrival, and within business days after such delivery
he must give notice to the seller of any claim for damages
on account of the condition, quality, or grade of the
property, and must specify the basis of his claim in detail.
The failure of the buyer to comply with these rules shall
constitute irrevocable acceptance of the goods.
10. Executed in duplicate, one copy of which was
delivered to and retained by the buyer, the day and year
first above written.
/S/……………………..
/S/……………………..

5. Letter of Aplication For License
APPLICATION FOR LICENSE

I, (name of applicant), do hereby apply for a license to
display the trademark of (association), “(trademark) ”
at my place of business located at (address) , in
the City of , State of .

That this application is in accordance with the
regulations of the (trade association).

I am cognizant of the regulations of (trade association)
that govern the display of said trademark and the manner
of conducting business, and I agree to abide by such
regulations at all times.

Dated:_______________ ______________________________
(Signature)